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Wechsel der Betreuungskraft sicher vorbereiten: mit ausfüllbarer Übergabevorlage, klaren Zuständigkeiten und einem konkreten Plan für mögliche Verzögerungen.
Wenn die neue Betreuungskraft ankommt, sollte sie wissen, welche Unterstützung Ihr Angehöriger jetzt braucht und wer bei offenen Fragen erreichbar ist. Für Ihre Familie gehört dazu eine zweite Sicherheit: Auch wenn sich die Anreise verzögert, ist geklärt, wer die Betreuung bis zur tatsächlichen Übernahme übernimmt.
Ein überschaubarer Übergabeplan hilft, diese Absprachen zusammenzuhalten. Die folgende Vorlage ist eine Arbeitshilfe für Ihre Familie, die beteiligten Betreuungskräfte und das Gespräch mit der Agentur. Sie lässt sich an die individuelle Situation anpassen.
Grundlagen zum täglichen Miteinander finden Sie in unserem Beitrag Betreuungskraft und Familie: Wie die Zusammenarbeit gelingt. Hier geht es gezielt darum, Informationen, Aufgaben und Verantwortung beim nächsten Wechsel verbindlich miteinander abzustimmen.
Bestimmen Sie innerhalb der Familie eine Person, die den aktuellen Übergabestand zusammenführt, sowie eine Vertretung. Diese Aufgabe bedeutet nicht, sämtliche Betreuung selbst zu leisten. Sie umfasst, Rückmeldungen einzuholen, Widersprüche zu klären und die abgestimmte Fassung an die vereinbarten Empfänger weiterzugeben.
Bitten Sie die bisherige Betreuungskraft, konkrete Veränderungen seit der letzten Übergabe zu benennen. Die Familie ergänzt neue Absprachen und Termine. Ihr Angehöriger sollte mit seinen eigenen Wünschen einbezogen werden, soweit dies möglich ist. Welche Abstimmung die Agentur übernimmt, besprechen Sie ausdrücklich mit ihr.
Vereinbaren Sie einen gemeinsamen Ablageort und versehen Sie die Übergabe mit Datum und Namen der aktualisierenden Person. Wenn mehrere Angehörige unabhängig voneinander Nachrichten versenden, können unterschiedliche Informationsstände entstehen. Führen Sie Änderungen deshalb in einer aktuellen Fassung zusammen und kennzeichnen Sie ältere Fassungen als überholt.
Die neue Betreuungskraft benötigt die für ihre Aufgaben relevanten Informationen. Teilen Sie persönliche Angaben gezielt mit den beteiligten Personen und stimmen Sie einen geeigneten Übermittlungsweg ab. Lassen Sie sich anschließend bestätigen, dass die Unterlagen angekommen sind. Ob die Aufgaben verstanden wurden und übernommen werden können, klären Sie zusätzlich im Gespräch.
Sie können die folgenden Felder in ein eigenes Dokument übernehmen oder ausdrucken. Halten Sie vor allem fest, was sich geändert hat und welche Handlung daraus folgt. Bereits vorhandene, weiterhin gültige Alltagsinformationen brauchen Sie nicht vollständig abzuschreiben. Die neue Betreuungskraft braucht trotzdem den aktuellen Stand dieser Basisinformationen, auch wenn seit dem letzten Wechsel nichts daran geändert wurde. Geben Sie an, wo die Unterlage liegt und von wann sie ist.
Name der betreuten Person: ____________________
Aktualisiert am, durch: ____________________
Bisherige und neue Betreuungskraft: ____________________
Familienkontakt mit Telefonnummer: ____________________
Vertretung des Familienkontakts mit Telefonnummer: ____________________
Vereinbarter Agenturkontakt und Erreichbarkeit: ____________________
Geplante Abreise der bisherigen Kraft: ____________________
Geplante Ankunft und vereinbarte Übernahme der neuen Kraft: ____________________
Wer ist zur Begrüßung und Übergabe vor Ort oder telefonisch dabei? ____________________
Tragen Sie zu jedem offenen Punkt eine zuständige Person und einen Termin ein. Bei unveränderten Punkten genügt ein Verweis auf die aktuelle Unterlage mit ihrem Datum. Die erste Zeile zeigt beispielhaft, wie eine konkrete Aufgabe und ihr Bearbeitungsstand aussehen können.
Thema | Aktueller Stand oder Änderung | Nächste Handlung | Wer, bis wann, bestätigt? |
|---|---|---|---|
Beispiel: neuer Termin | Neuer Arzttermin am Donnerstag um 10 Uhr; Begleitung und Fahrt müssen organisiert werden. | Tochter begleitet zum Termin. Sohn fragt den Fahrdienst an und bestätigt die Fahrt bis Mittwoch um 16 Uhr. | Tochter: Begleitung zugesagt. |
Unterstützungsbedarf | Seit der letzten Übergabe verändert: ______ | Passenden Umfang der Hilfe abstimmen: ______ | Name: ______ |
Wünsche der betreuten Person | Für den bevorstehenden Wechsel besonders wichtig: ______ | So wird der Wunsch berücksichtigt: ______ | Name: ______ |
Aufgabenverteilung | Betreuungskraft, Familie und weitere Dienste übernehmen: ______ | Noch ungeklärte Aufgabe zuordnen: ______ | Name: ______ |
Aktuelle Unterlagen | Bezeichnung, Datum und Ablageort: ______ | Fehlende oder überholte Information klären: ______ | Name: ______ |
Anstehender Termin | Datum und benötigte Begleitung: ______ | Begleitung und Anfahrt bestätigen: ______ | Name: ______ |
Offene Rückfrage | Was ist noch unklar? ______ | Antwort einholen bei: ______ | Name: ______ |
Bei welcher Meldung oder ausbleibenden Bestätigung wird nachgefragt? ____________________
Wer klärt die neue Ankunftszeit und informiert alle Beteiligten? ____________________
Wer übernimmt zwischen Abreise und tatsächlicher Übernahme die benötigte Hilfe? ____________________
Für welchen Zeitraum ist diese Person ausdrücklich verfügbar? ____________________
Welche zweite Lösung ist vereinbart, wenn dieser Zeitraum nicht ausreicht? ____________________
Wer klärt mögliche Zusatzkosten und bestätigt eine Beauftragung? ____________________
Erhalt der aktuellen Fassung bestätigt durch: ____________________ Datum: ____________________
Aufgaben und Rückfragen besprochen mit, am: ____________________
Noch offen, zuständig, Rückmeldung bis: ____________________
Tatsächliche Übernahme erfolgt am, um: ____________________
Nächstes Rückmeldegespräch vereinbart für: ____________________
Eine Empfangsbestätigung allein schließt die Übergabe nicht ab. Halten Sie getrennt fest, welche Aufgaben abgestimmt sind und wann die neue Betreuungskraft tatsächlich übernommen hat.
Ein bevorstehender Wechsel ist ein Anlass, den vereinbarten Betreuungsumfang mit der aktuellen Situation abzugleichen. Beschreiben Sie Veränderungen möglichst konkret. „Braucht mehr Hilfe“ lässt offen, welche Unterstützung wann erforderlich ist.
Ein fiktives Beispiel: Bisher begleitete die Betreuungskraft Ihren Vater zu einzelnen Terminen. Inzwischen steht ein zusätzlicher regelmäßiger Termin an, für den auch eine Fahrt organisiert werden muss. Im Übergabedokument gehören dann drei Dinge zusammen: der neue Termin, die vereinbarte Begleitung und die Person, die die Beförderung bestätigt.
Bei deutlich verändertem Hilfebedarf reicht ein Eintrag in der Vorlage nicht aus. Informieren Sie die Agentur vor dem Wechsel und besprechen Sie, ob die vorgesehenen Aufgaben zur neuen Betreuungskraft passen und zusätzliche Unterstützung organisiert werden muss. Auch eine bereits bekannte Kraft sollte den aktuellen Stand erhalten.
Fragen Sie, was Ihrem Angehörigen bei der Begrüßung helfen würde und welche vertraute Person dabei sein soll. Übernehmen Sie diese Wünsche in die Planung. Besprechen Sie persönliche Wünsche möglichst gemeinsam mit Ihrem Angehörigen und der neuen Betreuungskraft.
Wenn Ihr Angehöriger mit Demenz lebt, bietet unser Beitrag zur Betreuung bei Demenz zu Hause eine vertiefende Orientierung zur Aufgabenverteilung. Die Deutsche Alzheimer Gesellschaft empfiehlt eine frühzeitige Beratung und verweist dafür unter anderem auf regionale Alzheimer-Gesellschaften und weitere Beratungsangebote.
Prüfen Sie vor der Abreise der bisherigen Betreuungskraft den zuletzt bestätigten Ablauf. Wer erhält Änderungen zur Anreise? Wer öffnet die Tür? Wer ist für Rückfragen erreichbar? Und ab welchem Zeitpunkt ist die Übernahme vereinbart?
Falls eine persönliche Übergabe zwischen beiden Kräften möglich ist, stimmen Sie deren Ablauf vorher ab. Findet kein gemeinsames Treffen statt, vereinbaren Sie eine andere Form, etwa ein Telefongespräch mit der Familie und der neuen Kraft auf Grundlage der aktuellen Unterlagen. Umfang und Form richten sich nach dem individuellen Klärungsbedarf.
„Die Agentur ist informiert“ beantwortet noch nicht, wer Ihrem Angehörigen in der Zwischenzeit hilft. Trennen Sie deshalb zwei Aufgaben: Eine Person klärt Ankunft oder Ersatz. Eine andere übernimmt nach ausdrücklicher Absprache die konkret benötigte Betreuung. Beide Aufgaben können bei derselben Person liegen, müssen es aber nicht.
Planen Sie eine Überbrückung nur mit jemandem, der zugesagt hat und die erforderliche Hilfe tatsächlich leisten kann. Legen Sie auch fest, was geschieht, wenn dessen Verfügbarkeit endet. Gehen Sie weder automatisch von einer Verlängerung der bisherigen Betreuungskraft noch von unbegrenzter Bereitschaft eines Familienmitglieds aus.
Welche Ersatzregelung, Erreichbarkeit und Kostenabsprache zu Ihrer Vereinbarung gehören, klären Sie mit der Agentur. Unser Beitrag 24-Stunden-Pflege-Agenturen vergleichen enthält dazu weiterführende Prüfkriterien. Im Übergabeplan sollten die für Ihren konkreten Wechsel bestätigten Antworten stehen.
Nehmen Sie sich für ein kurzes Gespräch über die unmittelbar anstehenden Aufgaben Zeit. Bitten Sie die neue Betreuungskraft, in eigenen Worten zu schildern, was als Nächstes vereinbart ist und an wen sie sich bei Unsicherheit wendet. So lassen sich unterschiedliche Erwartungen erkennen, ohne eine Prüfungssituation zu schaffen.
Bleibt etwas offen, ergänzen Sie Namen und Rückmeldetermin in der Vorlage. Erledigte Aufgaben können anschließend entsprechend markiert werden.
Vereinbaren Sie außerdem einen zeitnahen Rückblick mit Ihrem Angehörigen und der Betreuungskraft. Fragen Sie gezielt: Passt die vereinbarte Hilfe zum tatsächlichen Alltag? Fehlt eine Information? Ist eine Aufgabe anders verteilt worden als geplant? Übernehmen Sie neue Absprachen in die aktuelle Fassung, damit die nächste beteiligte Person denselben Stand erhält.
Fällt eine Betreuungskraft unerwartet aus oder zeigt sich nach der Ankunft, dass der vereinbarte Umfang der Hilfe nicht passt, melden Sie dem vereinbarten Agenturkontakt die konkreten Schwierigkeiten. Klären Sie gemeinsam, wer die unmittelbar nötige Unterstützung übernimmt und wie die weitere Betreuung organisiert wird. Halten Sie Zuständigkeiten und Rückmeldetermin in der Vorlage fest.
Für das Gespräch über Ihren nächsten Wechsel genügen zunächst der geplante Termin, die wichtigsten Veränderungen und die noch ungeklärten Zuständigkeiten. Mit diesen Angaben lässt sich der individuelle Unterstützungsbedarf konkret besprechen.
Diese Arbeitshilfe dient der Organisation. Sie ersetzt keine medizinische oder rechtliche Beratung. Gesundheitliche Fragen gehören in fachliche Hände; Leistungsumfang und Zuständigkeiten richten sich nach den individuell getroffenen Vereinbarungen.
Steht bei Ihnen ein Wechsel an? Nehmen Sie Kontakt mit uns bei Berlin Pflegeagentur auf, um die nächste Änderung und die aktuellen Bedürfnisse Ihres Angehörigen zu besprechen. Bringen Sie die offenen Punkte aus Ihrer Übergabevorlage mit, damit wir im Gespräch gezielt darauf eingehen können.
